一．質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進(jìn)有一個(gè)基礎(chǔ)：

　　—依據(jù)文件確定工作過程要求可改進(jìn)之處；

　　—當(dāng)把質(zhì)量改進(jìn)成果納入文件，變成標(biāo)準(zhǔn)化程序時(shí)，成果可得到有效鞏固。

　　二．質(zhì)量體系文件的層次

　　第一層：質(zhì)量手冊

　　第二層：程序

　　第三層：作業(yè)指導(dǎo)文件，通常又可分為：

　　n 管理性第三層文件（如：車間管理辦法、倉庫管理規(guī)定、文件和資料編碼規(guī)定、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)細(xì)則規(guī)定、產(chǎn)品檢驗(yàn)狀態(tài)標(biāo)識(shí)細(xì)則規(guī)定等）

　　n 技術(shù)性第三層文件（如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、原材料檢驗(yàn)規(guī)程、抽樣標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、設(shè)備操作規(guī)程等）

　　n 外來文件

　　第四層：質(zhì)量記錄表格

　　三．編寫質(zhì)量體系文件的基本要求

　　a）系統(tǒng)性

　　應(yīng)對質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定；

　　工具：《質(zhì)量體系文件一覽表》、《部門職責(zé)分配表》

　　b）符合性

　　應(yīng)符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)條款的要求；

　　應(yīng)符合本企業(yè)業(yè)務(wù)流程的實(shí)際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足企業(yè)需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好，一句話：適度。

　　通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到；

　　c）協(xié)調(diào)性

　　文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體上結(jié)構(gòu)針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)。

　　體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他管理規(guī)定、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相協(xié)調(diào)；

　　應(yīng)認(rèn)真處理好各種過程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。