設備采購工作以建立組織開始，經(jīng)采買、催交、檢驗、直到最后一批產(chǎn)品通過檢驗為止，是項目管理的核心之一。通常將設備采購管理分為三個階段，即準備階段、實施階段和收尾階段。不同的階段側重點不同。

　　（一）準備階段

　　主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購策略和編制采購計劃。

　　1.建立組織

　?。?）成立采購小組，執(zhí)行設備采購程序。根據(jù)設備的采購難度、設備技術的復雜程度、預估的資金占用量的大小、設備的重要程度及各個采辦單位的組織機構的不同，成立的組織也各不相同，國內(nèi)最常見的是成立設備采購小組。其特點是：暫時性、靈活性、針對性。由于是針對特定的設備成立的采購小組，采購小組目標明確，分工清晰，任務落實，往往有較高的功效。

　?。?）設備采購小組的采買行為應符合《中華人民共和國招投標法》的要求。

　　2.需求分析、熟悉市場、

　?。?）對擬采購的設備的技術水平、制造難度、特殊的檢查儀表或器材要求、第三方監(jiān)督檢查要求（如果合同有要求的話）、對監(jiān)造人員的特殊要求、售后服務的要求等方面做一個全面、細致的分析。

　　（2）調(diào)查市場情況，重點調(diào)查原材料的供給情況、有類似設備的制造業(yè)績的廠商情況、潛在廠商的任務飽和度、類似設備的市場價格或計價方式、類似設備的加工周期、不同的運輸方式的費用情況等。

　　3.確定采購方式和策略

　　通過需求分析，在對潛在供貨商的調(diào)查的基礎上，結合項目的總體目標和設備的具體特性，確定采購方式和策略。

　　（1）對潛在供貨商的要求

　　1）能力調(diào)查。調(diào)查供貨商的技術水平；調(diào)查供貨商生產(chǎn)能力，了解供貨商的生產(chǎn)周期。

　　2）地理位置調(diào)查。調(diào)查潛在供貨商的分布，分析供貨商的地理位置、交通運輸對交貨期的影響程度。例如超大型設備的制造和運輸，若供貨商的制造基地遠離港口，就很難滿足采購方整體到貨的要求。若大宗設備在西北制造，項目所在地地處南方，則運輸周期和費用都會大大降低該供貨商中標的概率。

　?。?）確定采購策略

　　在完成需求分析和市場調(diào)查的基礎上，確定采購策略：即采用公開招標、邀請報價還是單獨合同談判的方式進行采購。

　　1）對于市場通用產(chǎn)品、沒有特殊技術要求、標的金額較大、市場競爭激烈的大宗設備、永久設備應采用公開招標的方式；

　　2）對于擬采購的標的物數(shù)量較少、價值較小、制造高度專業(yè)化的情況，可以采用邀請報價的方式；

　　3）對于擁有專利技術的設備、為使采購的設備與原有設備配套而新增購的設備、負責工藝設計者為保證達到特定的工藝性能或質(zhì)量要求而提出的特定供貨商提供的設備、特

　　殊條件下（如搶修）為了避免時間延誤而造成更多花費的設備，宜采用單獨合同談判的方式。

　　4.編制采購計劃

　　（1）設備采購計劃的主要內(nèi)容：設備名稱（包括附件、備件）；型號、規(guī)格、數(shù)量、預計單價；技術質(zhì)量標準。

　　（2）設備采購過程的里程碑計劃。設備采購應服務于項目的總體計劃。設備采購計劃應結合項目的總體進度計劃、施工計劃、資金計劃進行編制，避免盲目性。

　　例如：根據(jù)項目的總體進度安排，反推設備采購的招標里程碑、訂單里程碑、監(jiān)造計劃、檢驗運輸里程碑等，以保證設備能按項目的總體進度計劃到達項目指定的地點。

　?。ǘ嵤╇A段

　　主要工作包括接收請購文件、確定合格供應商、招標或詢價、報價評審或評標定標、召開供應商協(xié)調(diào)會、簽訂合同、調(diào)整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運輸?shù)取?/p>

　?。ㄈ┦瘴搽A段

　　主要工作有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結等。